CAPA en deviatiemanagement in de farma: wat is het en hoe werkt het?

Wat betekent CAPA en wat is een deviatie?

CAPA is zowel een systeem als een verzameling acties. Volgens het glossarium van ICH Q10 is een corrigerende actie bedoeld om de oorzaak van een vastgestelde non-conformiteit weg te nemen en herhaling te voorkomen. Een preventieve actie pakt de oorzaak van een mogelijke non-conformiteit aan, zodat het optreden ervan wordt voorkomen.

Een deviatie gaat over je eigen proces, een kwaliteitsdefect over het product zelf. In de praktijk lopen die twee in elkaar over. Chapter 5 van de EU-GMP (paragraaf 5.15) vraagt om afwijkingen zoveel mogelijk te vermijden, en een toch optredende deviatie krijgt schriftelijke goedkeuring van een bevoegd persoon. Dat is toestemming voor de afwijking, geen onderzoek.

Bekijk de vacatures waarin CAPA wordt genoemd.

Wat zeggen EU-GMP en ICH Q10 over deviaties en CAPA?

Volgens EudraLex Volume 4 verdeelt de EU-GMP het onderwerp over meerdere hoofdstukken. Hieronder staat per bron wat erin staat, met de stand per 5 november 2026.

ICH Q10 geeft het model van het CAPA-systeem en ICH Q9(R1) de risicogebaseerde onderbouwing van hoe diep je onderzoekt. Voor de actuele tekst kijk je op de bron-URL, bijvoorbeeld bij Chapter 1.

Lees ook wat de GMP-richtlijn inhoudt en het overzicht van ICH-richtlijnen.

Hoe loopt een deviatie van melding tot afsluiting?

Een deviatie loopt van melding via beoordeling en onderzoek naar CAPA en afsluiting. Bedrijven gebruiken eigen procedures en eigen namen, want de gelezen GMP-hoofdstukken schrijven geen vaste indeling voor.

Alles wordt vastgelegd zodat een ander het later kan nalezen. Lees hoe dat werkt in good documentation practice.

Hoe vind je de oorzaak van een deviatie?

Hoe diep je zoekt, hangt af van het risico, en je stopt niet bij de eerste zichtbare fout. Chapter 1 (paragraaf 1.4, onderdeel xiv) vraagt om een passend niveau van oorzaakanalyse, bepaald met kwaliteitsrisicomanagement. Kan de werkelijke oorzaak niet worden vastgesteld, dan pak je de meest waarschijnlijke oorzaak aan.

Menselijke fout is niet het eindpunt: die moet worden onderbouwd, en je controleert dat proces-, procedure- of systeemfouten niet over het hoofd zijn gezien (Chapter 8, paragrafen 8.16 en 8.17). Volgens ICH Q9(R1) kun je Fault Tree Analysis (FTA) gebruiken om een klacht of deviatie te onderzoeken, zodat een verbetering het probleem oplost zonder een ander probleem te veroorzaken.

Wat maakt een CAPA goed en hoe controleer je of hij werkt?

Een goede CAPA past bij de gevonden oorzaak. Corrigerend neemt de oorzaak van wat er is gebeurd weg, preventief pakt dezelfde zwakte elders aan voordat daar een deviatie ontstaat. Een CAPA die alleen een extra training bevat, terwijl de oorzaak in de procedure zit, laat herhaling mogelijk.

Elke CAPA heeft een eigenaar, een omschrijving en een einddatum. Leg vooraf vast wat laat zien dat de maatregel werkt, bijvoorbeeld dat dezelfde deviatie niet terugkeert. De effectiviteitscontrole gebruikt data na invoering, en een CAPA die niet is gecontroleerd, is niet afgerond.

Chapter 8 vraagt om trendanalyses op specifieke of terugkerende problemen (paragraaf 8.19). De Product Quality Review, een periodieke of voortschrijdende kwaliteitsreview, neemt de significante deviaties en de effectiviteit van de CAPA's mee (Chapter 1, paragraaf 1.10, onderdeel iv).

Hoe werkt het bij OOS, OOT en kwaliteitsdefecten?

Bij een OOS-resultaat onderzoekt het laboratorium eerst of de oorzaak in de meting zit, bijvoorbeeld in de monsterbehandeling, de apparatuur of de berekening. Pas daarna gaat het onderzoek naar het product en het proces. Welke stappen volgen, staat in de procedure van het bedrijf; de richtlijn vraagt om een procedure en schrijft de stappen niet voor.

Een OOT-resultaat is een signaal: het product voldoet nog, maar het proces gedraagt zich anders dan voorheen. Elk OOT- en OOS-resultaat wordt behandeld en onderzocht (Chapter 6, paragraaf 6.9). Bij lopende stabiliteitsstudies worden OOS-resultaten of significante atypische trends onderzocht. Een bevestigd OOS-resultaat of een significante negatieve trend dat batches op de markt raakt, wordt gemeld aan de betrokken bevoegde autoriteiten (paragraaf 6.35).

Een onderzoek naar een kwaliteitsdefect kan beginnen met een klacht. Wie die klacht onderzoekt, beoordeelt eerst of het om een echt kwaliteitsdefect gaat (Chapter 8, paragrafen 8.5 en 8.7). Bij een bevestigd defect dat tot een recall of een abnormale leveringsbeperking kan leiden, meldt de fabrikant dit tijdig aan de houder van de handelsvergunning of sponsor en aan alle betrokken bevoegde autoriteiten (paragraaf 8.15). Wil je weten wat dit voor het laboratoriumwerk betekent, lees dan de gids over werken als quality control analyst.

Welke rol hebben QA en de Qualified Person?

QA bewaakt het proces en keurt onderzoek en CAPA goed. QA vraagt door als een conclusie niet onderbouwd is, ziet toe op de einddatum van de CAPA en volgt de trends.

De Qualified Person (QP) weegt openstaande deviaties en onderzoeken mee bij het certificeren van een batch. Batches worden pas vrijgegeven voor verkoop of levering na certificering door een QP (Annex 16, paragraaf 4.1). Volgens Annex 16 moeten onderzoeken die de batch betreffen, inclusief OOS- en OOT-onderzoeken, voldoende zijn afgerond. Bij een onverwachte deviatie kan een QP overwegen te certificeren, mits de specificaties zijn gehaald en de deviatie grondig is onderzocht (sectie 3).

Lees de gids over werken als Qualified Person, en bekijk de actuele vacatures voor een Qualified Person of de vacatures met quality assurance als vaardigheid.

Wat verwacht de IGJ van het omgaan met afwijkingen?

De Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) houdt toezicht op de kwaliteit van geneesmiddelen door fabrikanten te inspecteren. De IGJ bekijkt bij een inspectie het kwaliteitssysteem, en het omgaan met afwijkingen en klachten hoort volgens de Europese richtlijn bij dat systeem. De inspectiepagina noemt zelf het farmaceutisch kwaliteitssysteem, klachten, productdefecten en terugroepen; deviaties en CAPA staan er niet met name in.

Een inspectiebezoek duurt één of meer dagen en kan aangekondigd of onaangekondigd zijn. Bron: IGJ, inspectiebezoek GMP. Na het bezoek volgt het conceptrapport doorgaans binnen 6 weken, en de inspectie kan om een plan van aanpak voor verbeteracties vragen.

Wie een geneesmiddel in Nederland in de handel brengt, is verplicht kwaliteitsdefecten te melden via het Meldpunt geneesmiddelentekorten en -defecten. De IGJ geeft de melder binnen maximaal 5 dagen een eerste terugkoppeling, en verwacht bij een recall een rapportage binnen 8 weken nadat die is ingezet. Bron: IGJ, kwaliteitsdefecten melden en recalls. De meldplicht geldt voor bevestigde kwaliteitsdefecten, niet voor elke deviatie.

Welke functies werken met deviaties en CAPA?

Quality assurance (QA) specialisten beoordelen en sluiten deviaties af, en bewaken de CAPA's en de trendanalyse. Quality control-analisten melden OOS- en OOT-resultaten en voeren het laboratoriumonderzoek uit. GMP-specialisten helpen bij melden, onderzoeken en het opstellen van CAPA's.

Validation engineers behandelen deviaties tijdens kwalificatie en validatie (Annex 15, paragrafen 2.7 en 2.8). Bedrijven leggen deviaties en CAPA's vast in een kwaliteitsmanagementsysteem, en welk systeem dat is, verschilt per bedrijf.

Lees de gids over werken als quality assurance specialist en de gids over werken als GMP specialist. Bekijk de actuele vacatures voor een quality assurance specialist of de werkgevers met QA-vacatures. Voor het werk rond kwalificatie is validatie in de farma een goede aanvulling.