Quality assurance specialist in de farma: wat doet een QA-specialist?

Wat doet een quality assurance specialist in de farmaceutische industrie?

Een QA-specialist werkt in het kwaliteitssysteem van een bedrijf dat geneesmiddelen of hulpmiddelen maakt. Hij of zij produceert en test niet zelf, maar beoordeelt of wat anderen doen en vastleggen overeenkomt met de procedure, met GMP en met de vergunning.

Volgens EudraLex Volume 4 heet het geheel van kwaliteitsmaatregelen in de Europese GMP-richtlijn het Pharmaceutical Quality System. Hoofdstuk 2 laat een bedrijf, afhankelijk van grootte, een Head of Quality Assurance of Quality Unit aanstellen. Het goedkeuren van procedures, trainen, het beoordelen van leveranciers en het bewaken van de naleving worden gedeeld met de hoofden Productie en Quality Control.

Productie, QC, regulatory affairs, leveranciers en de Qualified Person zijn de vaste gesprekspartners. Je moet dus onafhankelijk kunnen oordelen en toch met productie kunnen samenwerken. Bekijk de actuele vacatures voor een quality assurance specialist om te zien welke taken werkgevers bij deze rol noemen.

Wat is het verschil tussen QA en QC?

QC is het deel van GMP dat gaat over bemonstering, specificaties en testen, met een QC-afdeling die onafhankelijk is van productie (hoofdstuk 1 en hoofdstuk 6). QA bewaakt het systeem eromheen. De GMP-tekst kent geen eigen definitie van QA: het systeem heet het Pharmaceutical Quality System, afgestemd op ICH Q10.

De GMP-tekst vraagt dat er geen hiaten en geen onverklaarde overlap in verantwoordelijkheden zijn. Waar de grens ligt, verschilt per bedrijf, dus let bij een vacature op de taken en niet alleen op de titel. Zie een vacature voor een quality control analyst.

Welke documenten beheert en beoordeelt een QA-specialist?

QA beheert de levenscyclus van documenten en beoordeelt de records die het werk vastleggen. De GMP-richtlijn (hoofdstuk 4) onderscheidt instructies en records.

Een SOP krijgt een ingangsdatum nadat een bevoegd persoon hem heeft goedgekeurd, ondertekend en gedateerd. Medewerkers worden getraind voordat de nieuwe versie geldt, de oude versie wordt ingetrokken en het document blijft actueel. Good documentation practice vraagt om leesbare, onuitwisbare invoer en ondertekende correcties.

Bij de review van een batchdossier loop je na of het dossier compleet is, of handtekeningen en data kloppen en of deviaties zijn afgehandeld. Is er iets niet in orde, dan gaat het dossier terug voor correctie of volgt een deviatie. Per organisatie kan die beoordeling bij QA of bij QC liggen. Batchdocumentatie wordt bewaard tot één jaar na de vervaldatum van de batch, of ten minste vijf jaar na certificering door de Qualified Person, wat het langste is.

Een herziene Chapter 4 is in consultatie geweest, maar de consultatiepagina van de Europese Commissie zegt niet wanneer de definitieve versie geldt. Dit artikel volgt daarom de Chapter 4 van januari 2011.

Hoe gaat QA om met deviaties, CAPA en change control?

QA zorgt dat een afwijking wordt vastgelegd, onderzocht en afgesloten met een CAPA waarvan het effect wordt gecontroleerd. De GMP-richtlijn eist dat significante deviaties volledig worden vastgelegd en onderzocht met het doel de oorzaak te bepalen (hoofdstuk 1, paragraaf 1.8). Een deviatie volgt in grote lijnen deze route:

• Vastleggen en goedkeuren. Afwijkingen van instructies of procedures worden zoveel mogelijk voorkomen. Treedt er toch een deviatie op, dan keurt een bevoegd persoon die schriftelijk goed, waar passend met QC (hoofdstuk 5, paragraaf 5.15).
• Risicobeoordeling. Bedrijven delen deviaties naar risico in, zodat het onderzoek past bij de ernst.
• Oorzaakanalyse. Wordt menselijke fout vermoed, dan moet dat worden onderbouwd. QA vraagt door of proces, procedure of systeem een rol speelden.
• Gevolgen voor de batch en voor andere batches.
• Afsluiten. De afsluiting heeft de goedkeuring van QA. Later controleer je of de CAPA werkte.

Een CAPA (corrigerende en preventieve actie) pakt de oorzaak aan. ICH Q10 noemt vier elementen van het systeem: monitoring van procesprestaties en productkwaliteit, een CAPA-systeem, change management en management review.

Change control werkt vooruit. Een wijziging aan een proces, apparatuur, methode, leverancier of document wordt beoordeeld op het effect op kwaliteit, validatie en registratie, en goedgekeurd voordat ze wordt ingevoerd. Na invoering wordt geëvalueerd of de doelen zijn bereikt (hoofdstuk 1, paragraaf 1.4). Trendanalyse laat zien of dezelfde fout terugkomt.

Wat doet QA bij klachten, recalls, audits en inspecties?

QA beoordeelt of een klacht een mogelijk kwaliteitsdefect is, coördineert recalls, volgt audits op en bereidt het bedrijf voor op inspecties. Hoofdstuk 8 en hoofdstuk 9 van de GMP-richtlijn vormen het kader.

Klachten en recalls

Elke klacht wordt beoordeeld op de vraag of het een mogelijk kwaliteitsdefect is. Is de Qualified Person van de betrokken batch niet zelf betrokken, dan wordt die tijdig geïnformeerd over onderzoeken, risicobeperkende maatregelen en recalls. Bij een recall coördineert QA de beslissingen en de vastlegging, met een eindrapport en een reconciliatie tussen geleverde en teruggehaalde hoeveelheden. Kwaliteitsdefecten meld je in Nederland via het Meldpunt geneesmiddelentekorten en -defecten. Een recall mag pas worden ingezet na afstemming met de IGJ, en de IGJ verwacht de recallrapportage binnen 8 weken nadat de recall is ingezet. Bron: IGJ, kwaliteitsdefecten en recalls

Interne audits en leveranciersaudits

Interne audits volgen een auditprogramma. Een auditor die niet bij het geauditeerde proces betrokken is, legt bevindingen vast, de afdeling bedenkt acties en QA volgt die op. Leveranciersaudits werken op dezelfde manier.

Kwaliteitsovereenkomsten en inspectievoorbereiding

Uitbesteding loopt via een schriftelijk contract tussen de opdrachtgever (Contract Giver) en de uitvoerder (Contract Acceptor). In Annex 16 heet dat document een Technical Quality Agreement. Wie vrijgeeft, wie testen uitvoert, wie wijzigingen goedkeurt en hoe afwijkingen worden gemeld, staat erin, en QA bewaakt dat partijen zich eraan houden. Inspectievoorbereiding is doorlopend werk: documenten op orde en medewerkers die weten hoe ze vragen beantwoorden.

Welke rol heeft QA bij batchvrijgave en de Qualified Person?

De Qualified Person (QP) certificeert per batch dat die volgens GMP en de handelsvergunning is gemaakt en gecontroleerd, en draagt daarvoor de wettelijke verantwoordelijkheid. Een QA-specialist is niet automatisch een QP. QA maakt het besluit van de QP wel mogelijk.

Annex 16, in werking sinds 15 april 2016, beschrijft het vrijgaveproces, van controle van fabricage en testen tot certificering door de QP en overdracht naar verkoopbare voorraad of export. Een batch wordt pas voor verkoop of levering vrijgegeven na certificering. Wat QA daarbij aanlevert, komt neer op vier punten:

• Een compleet batchdossier.
• Deviaties en wijzigingen die de batch raken, afgehandeld of beoordeeld.
• QC-resultaten die voldoen aan de specificatie.
• Leveranciers en uitvoerders die zijn goedgekeurd.

Bij een onverwachte deviatie kan de QP overwegen een batch te certificeren, als de geregistreerde specificaties worden gehaald, de deviatie grondig is onderzocht en de oorzaak is gecorrigeerd. De QP kan organisatorisch bij QA horen of daar los van staan. Voor de route naar die functie zie je het artikel over werken als Qualified Person en de vacatures voor een Qualified Person.

Waar werkt een QA-specialist?

QA-werk vindt plaats bij fabrikanten, contractfabrikanten, biotechbedrijven, medtechbedrijven en sponsors van klinisch onderzoek. Het kader verschilt per werkplek. Zie ook de werkgevers met QA-vacatures.

Medtech valt onder ISO 13485, de norm met de titel "Medical devices - Quality management systems - Requirements for regulatory purposes", editie ISO 13485:2016. De opzet lijkt op die van farma, maar de regels en terminologie verschillen. Zie de vacatures waarin ISO 13485 wordt genoemd en de vacatures voor een medical device quality engineer.

Clinical QA werkt bij sponsors, CRO's of hun leveranciers en audit klinische studies volgens Good Clinical Practice. Volgens ICH E6(R3) bij de EMA zijn auditoren onafhankelijk van het onderzoek dat ze auditen. Wat dat voor CRA's betekent, lees je in wat ICH E6(R3) verandert voor CRA's.

Hoe ziet de Nederlandse context eruit?

De Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) houdt toezicht op de kwaliteit van geneesmiddelen door fabrikanten in binnen- en buitenland te inspecteren. Fabrikanten van geneesmiddelen voor mensen en van werkzame stoffen hebben een vergunning nodig en moeten aan GMP voldoen. Bron: IGJ, toezicht op GMP

De Geneesmiddelenwet vraagt een vergunning van de minister voor het bereiden of invoeren van geneesmiddelen (artikel 18). Artikel 28 laat de fabrikant personen aanwijzen die toezien op de bereiding en kwaliteitscontrole van elke charge, en die tekenen dat een charge aan de eisen voldoet. De wet spreekt over personen, niet over Qualified Person. De actuele tekst staat op wetten.overheid.nl.

Een inspectiebezoek is meestal aangekondigd, soms onaangekondigd. Volgens de IGJ over een inspectiebezoek is de QP de hele dag aanwezig. Het bedrijf krijgt doorgaans binnen 6 weken een conceptrapport en kan reageren op feitelijke onjuistheden.

Welke vaardigheden, achtergrond en systemen horen bij QA?

Een QA-specialist moet nauwkeurig lezen en schrijven, in het Nederlands en in het Engels, omdat procedures en dossiers in het Engels kunnen zijn. Verder helpt het om risico's te kunnen wegen, een onderzoek systematisch op te bouwen en duidelijk te communiceren met collega's zonder QA-achtergrond. Je moet onafhankelijk kunnen oordelen en toch met productie kunnen samenwerken.

Een achtergrond in de life sciences past: farmacie, biologie, scheikunde, biotechnologie, biomedische wetenschappen of een verwante opleiding of praktijkervaring. De GMP-tekst stelt geen opleidingseis aan QA-specialisten, maar vraagt voldoende gekwalificeerd en getraind personeel (hoofdstuk 2). Wat een werkgever vraagt, staat in de vacature. Generiek gaat het om deze systemen:

• Een elektronisch kwaliteitsmanagementsysteem (eQMS) voor documentbeheer, deviaties, CAPA, change control, audits, klachten en training.
• Een documentbeheersysteem met versiebeheer, goedkeuringsstromen en elektronische handtekeningen.
• Een LIMS met de labgegevens van QC, die QA leest.
• Systemen voor elektronische batchrecords of productieplanning.

Voor elektronische records gelden eisen aan data-integriteit.

Hoe stroom je in en hoe groei je door?

Instroom komt uit QC, productie, validatie of de technische dienst, en van apothekers, onder wie productie-apothekers. Ook met een life-sciences-opleiding kun je beginnen op een instapfunctie in QA, bijvoorbeeld als documentbeheerder of QA-medewerker.

Analisten uit QC kennen testen, methoden en Out Of Specification-onderzoek, zie de vacatures voor een quality control analyst. Medewerkers uit productie kennen het proces en de batchrecords, en productie-apothekers brengen farmaceutische kennis mee. Hun stap staat in de vacatures voor een productie-apotheker.

Doorgroei loopt langs functies als QA officer, QA specialist, senior QA specialist, QA manager en head of quality. Titels verschillen per bedrijf. Een beeld van die stap geven de vacatures voor een quality manager.

Zijwaartse stappen zijn leveranciers- of auditfuncties, validatie, regulatory affairs, de stap naar de Qualified Person en clinical QA. Een QP-route vraagt Europese opleidings- en ervaringseisen.