Data-integriteit en ALCOA+: wat de officiële bronnen vragen

Wat is data-integriteit?

PIC/S (het Pharmaceutical Inspection Co-operation Scheme) omschrijft data-integriteit in PI 041-1 als de mate waarin gegevens volledig, consistent, accuraat en betrouwbaar zijn en dat blijven gedurende de hele levenscyclus van de data. De Britse Medicines and Healthcare products Regulatory Agency (MHRA) gebruikt dezelfde definitie. De Amerikaanse Food and Drug Administration (FDA) formuleert het korter: volledigheid, consistentie en nauwkeurigheid. Het EMA noemt data-integriteit in zijn vraag-en-antwoorddocument over goede fabricage- en distributiepraktijk (GMP en GDP) een fundamentele eis van het farmaceutisch kwaliteitssysteem, die voor papieren en elektronische systemen geldt.

Voor goede data-integriteit is de fabrikant of distributeur verantwoordelijk die wordt geïnspecteerd, niet de inspecteur (PIC/S paragraaf 2.6). Data-integriteit gaat over de vraag of je een gegeven kunt vertrouwen en kunt terugvinden hoe het ontstond. Wie GMP nog niet kent, begint met GMP uitgelegd.

Wat betekenen ALCOA, ALCOA+ en ALCOA++?

ALCOA bestaat uit de eerste vijf kenmerken. ALCOA+ voegt Complete, Consistent, Enduring en Available toe. ALCOA++ uit de EMA-richtlijn voor klinisch onderzoek telt tien kenmerken, met Traceable als tiende. Een geheugensteun voor de eerste vijf: wie, leesbaar, op het moment zelf, de eerste vastlegging, juist.

De eerste negen rijen volgen de PIC/S-tekst, die de omschrijvingen voor GMP en GDP geeft. De tiende rij komt uit de EMA-richtlijn voor klinische studies. De bronnen voor productie in de tabel hieronder noemen ALCOA of ALCOA+. Voor de klinische kant, de goede klinische praktijk (GCP), zie GCP uitgelegd.

Welke officiële bron gebruikt welke term?

De bronnen in de tabel gebruiken niet dezelfde term, van de Britse MHRA tot de Wereldgezondheidsorganisatie (WHO).

De bronnen vragen hetzelfde met een iets andere lijst. Kijk in het eigen kwaliteitssysteem welke versie wordt genoemd.

In Nederland houdt de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) toezicht en gelden de EU-GMP-regels, waaronder Annex 11 en Chapter 4. PIC/S en WHO zijn richtlijnen van internationale organisaties; MHRA en FDA zijn Brits en Amerikaans.

Hoe loopt data door de levenscyclus?

Data doorloopt zes fasen, die het EMA noemt bij het beoordelen van de levenscyclus:

• genereren en vastleggen van data
• verwerken tot bruikbare informatie
• controleren op volledigheid en nauwkeurigheid
• gebruiken voor een beslissing
• bewaren en terughalen, zodat verlies of ongeautoriseerde wijziging wordt voorkomen
• beheerst uit gebruik nemen of vernietigen

Per fase vraag je: waar ontstaat het gegeven, wie kan het wijzigen, wat gebeurt er bij overdracht, wie beoordeelt het en hoe lang blijft het bereikbaar.

Data governance is de som van afspraken die data-integriteit borgen, ongeacht het proces, formaat of de technologie waarin de data ontstaan. PIC/S schrijft dat voor een data governance-systeem niet per se een wettelijke eis hoeft te bestaan, maar dat het opzetten ervan helpt de risico's samenhangend te beheren. De data lifecycle is hoe data worden gegenereerd, verwerkt, gebruikt, bewaard en uiteindelijk vernietigd. Data kunnen daarbij grenzen overschrijden, tussen papier en computersystemen en tussen intern (productie, QC en QA) en extern (opdrachtgever en uitvoerder).

Volgens het EMA moet de inspanning passen bij het risico voor de productkwaliteit. Bij batchvrijgave wegen data over kritieke kwaliteitskenmerken zwaarder dan schoonmaakregistraties van een magazijn. PIC/S zegt dat validatie van een computersysteem het risico niet vanzelf laag maakt, zeker niet als de gebruiker kan beïnvloeden wat er wordt gerapporteerd.

Wat doet een audit trail?

Een audit trail legt vast wie wat wanneer en waarom veranderde, zonder het originele record te overschrijven. Het is het elektronische equivalent van een correctie met één streep, paraaf, datum en reden: de oude waarde blijft zichtbaar.

Annex 11 van de Europese GMP-regels (EU-GMP) vraagt in paragraaf 9 om op basis van een risicobeoordeling te overwegen of het systeem een record maakt van alle GMP-relevante wijzigingen en verwijderingen, met de reden erbij. Audit trails zijn beschikbaar en worden regelmatig beoordeeld. Bron: EudraLex Volume 4

PIC/S zegt dat de audit trail altijd is ingeschakeld en vergrendeld. Kunnen beheerders hem toch uitzetten, dan komt er automatisch een regel in de audit trail. Kritieke audit trails worden onafhankelijk beoordeeld vóór de afronding, bijvoorbeeld vóór batchvrijgave. Die review hoort bij de routinematige datareview en is zowel willekeurig als gericht.

Heeft een zeer eenvoudig systeem geen audit trail, dan zijn volgens PIC/S alternatieve maatregelen nodig, zoals administratieve procedures en tweede controles.

Voor de review van elektronische data staat het EMA review op uitzondering toe (alleen de afwijkingen uit een uitzonderingsrapport bekijken) als dat wetenschappelijk is onderbouwd. Het systeem en het uitzonderingsrapport moeten dan getest en gevalideerd zijn.

Metadata is de contextuele informatie die nodig is om data te begrijpen: het getal 23 betekent niets zonder de eenheid mg. Ook een tijdstempel, een gebruikers-ID en de audit trail zijn metadata (FDA).

Wat is een hybride systeem?

Een hybride systeem combineert een elektronisch systeem met een vastgelegd handmatig systeem dat doorgaans een papieren record oplevert. De complete dataset bestaat uit beide delen samen. Als een instrument elektronische data maakt en de analist het resultaat met de hand overneemt in een papieren werkblad, zit het risico op de overgang tussen die twee.

PIC/S ontmoedigt hybride systemen vanwege hun complexiteit en grotere kwetsbaarheid voor manipulatie van data, en wil ze waar mogelijk vervangen. Zolang ze bestaan, wordt elk onderdeel gekwalificeerd, is er een systeembeschrijving en zijn er procedures voor de overgang tussen handmatig en geautomatiseerd. De MHRA vraagt om vast te leggen wat de hele dataset vormt en alle records daarvan te beoordelen en te bewaren. Chapter 4 van EU-GMP (paragraaf 4.1) zegt dat documenten deels elektronisch en deels op papier kunnen bestaan en dat de beheersmaatregelen daarvoor moeten zijn vastgelegd.

Hoe de systeemkant wordt gevalideerd, staat in computersysteemvalidatie, GAMP 5 en Annex 11.

In 2025 liep een Europese consultatie over een concept voor Chapter 4, Annex 11 en een nieuwe Annex 22, van 7 juli tot en met 7 oktober 2025. Het concept voor Chapter 4 zet risicomanagement centraal in het datagovernancesysteem. De Europese Commissie noemt nog geen uitkomst of ingangsdatum. Per 5 november 2026 zijn Chapter 4 en Annex 11 van januari 2011 de geldende teksten.

Welke tekortkomingen noemen de officiële bronnen?

De bronnen noemen concrete tekortkomingen. De onderstaande lijst is geen volledig overzicht. De oorzaken van de WHO en de bevinding van het EMA wijzen naar procedures en systeemontwerp, niet alleen naar individueel gedrag.

• Het EMA noemt het verwijderen, wijzigen, dupliceren, hergebruiken en fabriceren van data "common data integrity failures". Het beschrijft een bevinding waarbij ruwe data van ongeldig verklaarde HPLC- en GC-runs buiten de QC-review bleven, omdat de procedure niet om die data of de audit trails vroeg.
• PIC/S noemt als critical onder meer het rapporteren van een gewenst resultaat in plaats van een werkelijk resultaat buiten de specificatie (out-of-specification, OOS), en als major oorspronkelijke resultaten die zijn aangepast voor een gunstiger trend.
• De WHO noemt zes mogelijke oorzaken van bevindingen over data-integriteit bij inspecties, waaronder slecht gedefinieerde procedures en onvoldoende review en beheer van originele data en records.
• Het EMA waarschuwt voor selectieve rapportage ("testing into compliance") en voor het bewerken van data zonder dat de reviewer alle bewerkingen ziet ("processing into compliance").

Het PIC/S-overzicht is nadrukkelijk indicatief bedoeld. Over de IGJ lees je meer bij de IGJ in de farmacie. Voor de opvolging van een bevinding, via corrigerende en preventieve maatregelen (CAPA), zie CAPA en deviatiemanagement uitgelegd.

Waarom staat ALCOA+ in vacatures?

Bedrijven moeten zelf aantonen dat hun gegevens betrouwbaar zijn, en toezichthouders kijken daar bij inspecties naar. Functies die gegevens vastleggen, beoordelen of beheren moeten de principes daarom kennen. De IGJ beschrijft het beoordelen van documentatie als een belangrijk onderdeel van een GMP-inspectiebezoek, met inzage in documenten en gesprekken met medewerkers.

• Een QA-medewerker beoordeelt of records volledig en juist zijn, ook de audit trail waar een elektronisch systeem is.
• Een QC-analist legt meetwaarden en afwijkende resultaten zo vast dat een tweede persoon ze kan reconstrueren.
• Een clinical data manager werkt in systemen waarvoor de EMA-richtlijn voor computersystemen in klinisch onderzoek geldt; ALCOA++ komt terug in audit trails, gecontroleerde codering en gevalideerde dataoverdrachten.
• Een validation engineer toont aan dat audit trail, toegangsbeheer en back-up doen wat de gebruikersspecificatie zegt.

Een sollicitant laat kennis van ALCOA zien met voorbeelden: een record beoordeeld, een audit trail gereviewd of een dataoverdracht geverifieerd. Bekijk de vacatures met ALCOA als vaardigheid of de vacatures waarin GMP wordt gevraagd. Wat de afkortingen betekenen, staat in GMP, GCP, GLP en GDP in vacatures, en het werk valt onder het vakgebied kwaliteit en regelgeving.