GDP uitgelegd: wat is Good Distribution Practice voor geneesmiddelen?

Wat is GDP (Good Distribution Practice) voor geneesmiddelen?

GDP is het deel van quality assurance dat de kwaliteit van geneesmiddelen in alle fasen van de toeleveringsketen behoudt. De richtsnoeren verschenen voor het eerst in 1994; de versie van 5 november 2013 is de huidige.

Volgens artikel 1(17) van Richtlijn 2001/83/EG is groothandel het verwerven, in bezit hebben, leveren of uitvoeren (exporteren) van geneesmiddelen, behalve het leveren aan het publiek. Wie zo werkt, heeft een groothandelsvergunning nodig en moet de GDP-richtsnoeren naleven (artikel 80(g)). Een fabrikant die zijn eigen producten distribueert, valt er ook onder.

GDP begint waar de fabrikant stopt. Het gaat over opslag, vervoer, administratie en het buiten de keten houden van vervalste producten, niet over voorschrijven of over het ter hand stellen aan de patiënt.

Welke Europese en Nederlandse regels horen bij GDP?

De richtsnoeren zeggen wat een groothandelaar moet kunnen aantonen; de wet bepaalt wie een vergunning nodig heeft en wie toezicht houdt.

De richtsnoeren worden toegepast via artikel 80(g) van Richtlijn 2001/83/EG en via de Geneesmiddelenwet. Bron: GDP-richtsnoeren 2013/C 343/01, Europese Commissie.

Deze pagina baseert zich op publicaties van de Europese Commissie en de Nederlandse wet. Richtlijn 2001/83/EG is geciteerd uit een geconsolideerde tekst van 16 november 2012; latere wijzigingen zijn mogelijk, dus controleer de actuele tekst op EUR-Lex. Zie de geconsolideerde tekst.

Wat is een groothandelsvergunning en wie verleent die in Nederland?

Een groothandelsvergunning is verplicht voor wie geneesmiddelen aanschaft, in voorraad heeft, aflevert of buiten de EER uitvoert (exporteert). Artikel 18 van de Geneesmiddelenwet verbiedt een groothandel te drijven zonder vergunning van de minister.

Wie geneesmiddelen bereidt of van buiten de EER invoert, heeft een fabrikantenvergunning nodig; wie ook geneesmiddelen van leveranciers binnen de EER verhandelt, een groothandelsvergunning.

De aanvraag loopt via Farmatec, dat de IGJ om advies vraagt en namens de minister van VWS besluit. De vergunning staat in de Europese databank EudraGMDP onder het tabblad WDA (Wholesale Distribution Authorisation). In Nederland is ze in het algemeen onbeperkt geldig, tenzij Farmatec een geldigheidsdatum noemt.

Na een positieve inspectie krijgt de groothandelaar een GDP-certificaat van maximaal 5 jaar. Een fabrikant met beide vergunningen krijgt twee certificaten, één voor GMP (Good Manufacturing Practice) en één voor GDP.

In Nederland hoeft wie geneesmiddelen opslaat zonder eigenaar te zijn geen groothandelsvergunning te hebben als de opslag korter duurt dan 72 uur; duurt het langer, dan wel. In beide gevallen gelden de GDP-regels. Een loongroothandelaar is een bedrijf met een groothandelsvergunning dat in opdracht van een ander geneesmiddelen opslaat of aflevert zonder eigenaar te zijn; de opdrachtgever moet de loongroothandelaar kwalificeren.

Wat doet de Responsible Person (verantwoordelijk persoon)?

De Responsible Person (RP) is de persoon die de groothandel aanwijst als verantwoordelijke voor het kwaliteitssysteem: invoeren, onderhouden en aantonen dat het bedrijf aan GDP voldoet. Een groothandel is wettelijk verplicht een RP te hebben. De RP is voortdurend bereikbaar en kan taken delegeren, maar niet de verantwoordelijkheid.

Tot de taken van de RP behoren onder meer:

• het kwaliteitssysteem invoeren en onderhouden
• recalls coördineren en zorgen dat klachten effectief worden afgehandeld
• zorgen dat leveranciers en afnemers zijn goedgekeurd
• beslissen over de bestemming van retouren, afgekeurde, teruggeroepen of vervalste producten

Een fabrikant heeft een Qualified Person (QP). De QP certificeert batches bij een fabrikant, de RP bewaakt de kwaliteit tijdens opslag en distributie. Het zijn wettelijk te onderscheiden rollen, ook al kan één persoon in een bedrijf met beide vergunningen beide invullen.

Bij een nieuwe RP beoordeelt de IGJ onder meer het arbeidscontract, het organogram en de functiebeschrijving, en de aantoonbare bekwaamheid. Volgens de IGJ is een goede RP-opleiding in GDP praktisch en theoretisch, behandelt ze alle hoofdstukken van het richtsnoer, duurt ze ten minste een dag en eindigt ze bij voorkeur met een toets. Een opleiding met alleen basiskennis is onvoldoende. De RP moet voor elke groothandel afzonderlijk 7 x 24 uur bereikbaar zijn.

De richtsnoeren noemen een diploma in farmacie wenselijk, en de IGJ verwacht praktijkervaring in een groothandel, fabrikant of apotheek. Een vaste route naar RP is niet landelijk vastgelegd; de vacature noemt de eisen.

Wie zich oriënteert op de QP-rol, vindt vacatures voor een Qualified Person en de route naar de Qualified Person.

Wat vraagt GDP over opslag, temperatuurbewaking en de koude keten?

GDP vraagt dat opslag, bewaking en vervoer vooraf worden beoordeeld en daarna bewaakt, zodat producten binnen hun vergunde condities blijven. Voor de koude keten gelden extra temperatuureisen, voor opslag én vervoer.

Volgens de IGJ moet de opslagtemperatuur representatief zijn voor kamertemperatuur (15-25 °C) als er op een verpakking geen bewaarconditie staat, of alleen "beneden 25 °C" of "beneden 30 °C". Kortdurend vervoer (maximaal een aantal uren) van die producten mag volgens de IGJ niet onder 2 °C komen, en bij "niet in de koelkast" niet onder 9 °C.

Bij een temperatuurafwijking onderzoekt de groothandelaar de oorzaak en vraagt hij advies aan de houder van de handelsvergunning, omdat die de stabiliteitsgegevens heeft.

Voor validatiewerk zijn er vacatures met validatie als vaardigheid.

Welke kwaliteitsprocessen en documenten horen bij GDP?

GDP gebruikt kwaliteitsprocessen die bekend zijn uit GMP, zoals afwijkingen, corrigerende en preventieve acties (CAPA), change control, audits, klachten en recalls. Het verschil zit in het object: opslag, vervoer, retouren, leveranciers en afnemers, niet productie en batchtesten.

Documentatie omvat alle procedures, instructies, contracten en records, op papier of elektronisch. Procedures worden ondertekend en gedateerd door de RP, en records worden op het moment van de handeling gemaakt en ten minste vijf jaar bewaard.

Er is onderscheid tussen klachten over productkwaliteit en over distributie. Retouren gaan alleen terug naar de verkoopbare voorraad als aan alle voorwaarden is voldaan, waaronder dat ze ongeopend, onbeschadigd, niet verlopen en niet teruggeroepen zijn. Recalls moeten op elk moment snel kunnen worden gestart.

Uitbestede activiteiten staan in een schriftelijk contract, en de opdrachtgever laat vóór aanvang een audit uitvoeren. Wie in dit werk geïnteresseerd is, kan kijken naar vacatures voor een quality assurance specialist, en wie met CAPA werkt, vindt vacatures met CAPA als vaardigheid.

Hoe bestrijdt GDP vervalste geneesmiddelen?

GDP bestrijdt vervalste geneesmiddelen met een gelaagd systeem. De fabrikant zet veiligheidskenmerken op de verpakking van UR-geneesmiddelen, de groothandelaar controleert die en meldt een vermoeden direct.

De Falsified Medicines Directive (Richtlijn 2011/62/EU) geldt sinds 2 januari 2013. De verplichte veiligheidskenmerken, een unieke identificatiecode en een antitampering-voorziening, zijn uitgewerkt in Gedelegeerde Verordening (EU) 2016/161, die sinds 9 februari 2019 geldt. De code bevat onder meer een serienummer van maximaal 20 tekens en het batchnummer. Volgens de IGJ staat de code op elke nieuwe verpakking van een UR-geneesmiddel.

De groothandelaar controleert de authenticiteit onder meer bij teruggestuurde geneesmiddelen en bij levering van een partij die niet van de fabrikant of houder komt. Volgens artikel 37 van de Geneesmiddelenwet stelt hij bij een vermoeden de IGJ en de houder van de handelsvergunning onmiddellijk in kennis.

Leveranciers worden vóór inkoop gekwalificeerd, met periodieke herbeoordeling. Om te controleren of een leverancier bevoegd is, kijkt de groothandelaar bij voorkeur in de Europese databank EudraGMDP, want papieren vergunningen kunnen vervalst of ingetrokken zijn zonder dat dat zichtbaar is. Bij een bevestigd vermoeden liggen vervalste producten fysiek gescheiden van de verkoopbare voorraad.

Wie houdt toezicht op GDP in Nederland?

De IGJ houdt toezicht op de hele distributieketen van geneesmiddelen en werkzame stoffen. Ze inspecteert nieuwe distributeurs die een groothandelsvergunning aanvragen en voert risicogestuurde inspecties uit bij bestaande vergunninghouders.

Een inspectie duurt één dag of enkele dagen. Bij een positief resultaat krijgt de groothandelaar een GDP-certificaat. De vergunning geeft het recht activiteiten uit te voeren en kan onbeperkt geldig zijn; het certificaat is maximaal 5 jaar geldig en zegt dat de geïnspecteerde activiteiten aan GDP voldeden. Bij fabrikanten combineert de IGJ een GDP-inspectie meestal met een GMP-inspectie.

De GDP-inspectierapporten staan op de website van de IGJ, bij de toezichtdocumenten. Bron: IGJ, Toezicht op GDP

Wat is het verschil tussen GDP, GMP en Good Documentation Practice?

GDP gaat over opslag en distributie van geneesmiddelen, GMP over het maken en controleren ervan, en Good Documentation Practice over het leesbaar en herleidbaar vastleggen van gegevens. In een vacature kan GDP ook voor de laatste staan.

Bron: EudraLex Volume 4, Europese Commissie.

Ook de GDP-richtsnoeren vragen in hoofdstuk 4 om ondertekende en gedateerde wijzigingen. Toch betekent GDP in "GDP-compliant" altijd Good Distribution Practice.

Magazijn, vervoer en koude keten wijzen op distributie; batchrecord, handtekening en datum op documentatie. Voor de GMP-kant is GMP uitgelegd een logische volgende stap, en GLP uitgelegd behandelt de laboratoriumkant. Een overzicht van alle vier staat in wat GMP, GCP, GLP en GDP betekenen in vacatures.

Bij welke functies staat GDP in vacatures?

Je komt GDP tegen in vacatures bij groothandelaren, logistieke dienstverleners voor geneesmiddelen en fabrikanten die zelf distribueren. Je komt GDP tegen in functies als quality assurance specialist, quality manager en validation engineer, en bij de Responsible Person van een groothandel. De Qualified Person werkt bij de fabrikant en is een andere rol.

Bekijk de actuele vacatures voor een quality manager en vacatures voor een validation engineer, of het vakgebied kwaliteit en regelgeving.

Staat GDP in een vacature, dan kan het gaan om opslag, het kwaliteitssysteem, temperatuurbewaking of inspecties. Vraag na wat de werkgever bedoelt. In een cv werkt een concrete situatie, zoals een temperatuurafwijking die je onderzocht.