In dit artikel9
Wat is een EDC-systeem?
Een EDC-systeem is software om studiegegevens in te voeren, te controleren en te beheren. ICH E6(R3) noemt het case report form (CRF) een voorbeeld van een data acquisition tool, een hulpmiddel om de gegevens te verzamelen die het protocol vraagt.
De EMA-richtlijn over computersystemen en elektronische data in klinisch onderzoek zegt dat sponsors en onderzoekers niet verplicht zijn computersystemen te gebruiken. Gebruik je ze wel, dan gelden de eisen die in dit artikel staan. Sectie 4 van ICH E6(R3) noemt dit data governance, het beheer van data integrity, traceability en security. Wat de data manager daarin doet, staat in werken als clinical data manager.
Hoe werken eCRF, edit checks en queries?
Het formulier wordt eerst ingericht op het protocol. Locaties vullen het in, en controles of queries sturen fouten terug.
Stap | Wat gebeurt er | Wat de richtlijnen zeggen |
|---|---|---|
Formulier inrichten | Velden, keuzelijsten, eenheden, bezoekschema en afhankelijkheden komen uit het protocol. | Een data acquisition tool legt alleen vast wat het protocol vraagt. Velden worden niet vooraf gevuld, behalve afgeleide velden die niet te bewerken zijn. |
Invoer | De locatie voert direct in of typt gegevens over uit het brondocument. | Overgetypte data worden risicogebaseerd geverifieerd, bijvoorbeeld met double data entry. |
Edit checks | Het systeem controleert de invoer, bijvoorbeeld op een waarde buiten bereik of een ontbrekend verplicht veld. | Edit checks worden gevalideerd, en hun invoering wordt gedocumenteerd. |
Query | Een edit check of een handmatige controle signaleert iets, en de data manager of de clinical research associate (CRA) zet een vraag (query) uit. De locatie beantwoordt die of corrigeert de waarde met een reden. De data manager sluit de query. | De audit trail legt elke wijziging door een query vast. |
Correctie door de sponsor | De sponsor past door de onderzoeker ingevoerde data niet aan zonder toestemming. | Een wijziging mag alleen als ze gerechtvaardigd en gedocumenteerd is. |
De audit trail legt de eerste invoer en elke wijziging vast, per veld, met de vorige en nieuwe waarde, wie het deed, wanneer en waar van toepassing waarom. Een clinical database programmer bouwt of configureert de database, al verschilt per organisatie wie dat doet. Werk in dat vak vind je in de vacatures voor clinical database programmers.
Wie krijgt toegang en hoe is dat geregeld?
Iedere gebruiker krijgt een individueel account met alleen de rechten die bij de taak horen. De EMA-richtlijn vraagt om een gedocumenteerd proces om toegang toe te kennen, te wijzigen en in te trekken. Gedeelde accounts zijn niet toegestaan.
Locatiemedewerkers krijgen pas toegang na training en de goedkeuringen voor de studie. Beheerders staan los van de uitvoering van de studie en van het maken, wijzigen en beoordelen van data, omdat hun rechten verder reiken: ze kunnen onder meer de audit trail uitschakelen en data buiten de audit trail om wijzigen. Rollen zijn bijvoorbeeld de invoerder op de locatie, de onderzoeker met recht op ondertekening, de monitor (CRA) met lees- of beperkte schrijfrechten, de data manager, de systeembeheerder en een read-only rol voor beoordelaars.
Wat verwachten ICH E6(R3) en de EMA-richtlijn van een EDC-systeem?
De eisen komen uit ICH E6(R3), de richtlijn voor goede klinische praktijk (GCP), en uit de EMA-richtlijn. Per 5 november 2026 zijn de principes en Annex 1 van ICH E6(R3) in de EU van kracht sinds 23 juli 2025. Annex 2 van ICH E6(R3) en de geconsolideerde tekst gaan in op 15 januari 2027, en dat kan nog wijzigen. Bron: ICH E6(R3) op de EMA-site.
Bron | Wat erin staat | Wat het voor het EDC-systeem betekent |
|---|---|---|
ICH E6(R3), sectie 4 | Systemen en processen zijn proportioneel aan de risico's voor deelnemers en de betrouwbaarheid van de resultaten. | Het systeem wordt ingericht op risico, over de hele levenscyclus van de data. |
ICH E6(R3), sectie 3 | De sponsor legt in het protocol vast welke data worden verzameld en kan de dataflow beschrijven. | Het protocol of het data management plan beschrijft welke data in het systeem komen en wie erbij kan. |
ICH E6(R3), Appendix C | Essential records zijn onder meer de database lock checklist en de validatiedocumentatie van studiespecifieke systemen. | Deze stukken horen bij de essential records van de studie. |
EMA-richtlijn computersystemen | Gebruik is niet verplicht, maar wie gebruikt, krijgt eisen aan validatie, audit trail en gebruikersbeheer. | Dit zijn de eisen uit de rest van dit artikel. |
EMA-richtlijn, sign-off | Een handtekening vlak voor de database lock is volgens de richtlijn zelden genoeg; de onderzoeker bevestigt op vooraf bepaalde mijlpalen. | Ondertekening van batches formulieren past niet bij goede datakwaliteit. |
De EMA-richtlijn is op 7 maart 2023 vastgesteld; kijk voor de actuele stand op de EMA-pagina. Bron: EMA-richtlijn over computersystemen en elektronische data. Lees ook GCP uitgelegd.
Hoe wordt een EDC-systeem gevalideerd?
Een systeem wordt gevalideerd voordat het gebruikt wordt, ook de studiespecifieke configuratie en de edit checks. De verantwoordelijke partij blijft gedurende de hele levenscyclus verantwoordelijk voor de validatiestatus. Validatie richt zich vooral op kritieke functies zoals randomisatie, dosering en het verzamelen van eindpuntdata.
Annex 2 van de EMA-richtlijn geldt voor elk systeem, ook voor commerciële, gratis en als dienst geleverde systemen. Ze mag op documentatie van de leverancier steunen, maar alleen na beoordeling.
Voordat een locatie toegang krijgt, test het studieteam of formulieren en edit checks doen wat de specificatie zegt. Dat heet user acceptance testing (UAT), en de uitkomst wordt vastgelegd. Wijzigingen na een protocolamendement worden opnieuw getest.
Wat gebeurt er bij database lock en archivering?
Database lock betekent dat de database wordt afgesloten voor wijzigingen. Dat gebeurt nadat alle invoer is gedaan, alle queries zijn opgelost, de codering en reconciliatie zijn afgerond en de onderzoekers hun gegevens hebben bevestigd. Daarna gaat de dataset naar de statistiek. Volgens ICH E6(R3) beperkt de sponsor vóór de aanlevering van data voor de eindanalyse, en waar van toepassing vóór ontblinding, de bewerktoegang tot de data acquisition tools.
De checklist voor de lock en de documentatie van het afronden van de data (zoals query-oplossingen, reconciliatie en codering) horen bij de essential records uit Appendix C.
Na afronding wordt een gedateerde en gecertificeerde kopie van de database gearchiveerd. Het archief moet herstel mogelijk maken, met dynamische functionaliteit en alle metadata, zoals de audit trail en de queries. Een statische export is niet voldoende. De Centrale Commissie Mensgebonden Onderzoek (CCMO) noemt voor geneesmiddelenonderzoek een bewaartermijn van minimaal 25 jaar (artikel 58 van Verordening (EU) nr. 536/2014) en voor geneesmiddelen voor geavanceerde therapie (ATMP's) minimaal 30 jaar. Bron: CCMO, bewaartermijnen.
Hoe sluit een EDC-systeem aan op CDISC?
Een EDC-systeem kan aansluiten op de standaarden van het Clinical Data Interchange Standards Consortium (CDISC). CDASH (Clinical Data Acquisition Standards Harmonization) hoort bij het verzamelen, ODM bij uitwisseling en archivering, en SDTM bij indiening. De huidige CDASH-implementatiegids is CDASHIG v2.3, stand 5 november 2026. Bron: CDISC CDASH.
ODM (Operational Data Model) is een leveranciers- en platformonafhankelijk formaat om klinische data uit te wisselen en te archiveren. Bron: CDISC ODM.
In studies die CDISC volgen, gaan data niet rechtstreeks van een EDC-systeem naar de statistiek: ze worden eerst omgezet naar SDTM (Study Data Tabulation Model) voor indiening en daarna naar ADaM (Analysis Data Model) voor de analyse. Volgens CDISC is SDTM een van de vereiste standaarden voor indiening bij de FDA (Verenigde Staten) en de PMDA (Japan). Lees CDISC, SDTM en ADaM uitgelegd of bekijk vacatures met CDISC.
Welke EDC-systemen noemen hun eigen sites?
Medidata, Oracle, Veeva en OpenClinica noemen hun product op de eigen site EDC; REDCap noemt zichzelf op de aangehaalde pagina's een webapplicatie voor surveys en databases. De tabel geeft leverancierstekst weer en is geen oordeel over welk systeem past.
Systeem | Wat de eigen site zegt | Opmerking |
|---|---|---|
Medidata Rave | Volgens Medidata ondersteunt Rave het vastleggen, beheren, opschonen en rapporteren van studiedata. | Leverancierstekst |
Oracle Clinical | Volgens Oracle is het een clinical data management system met onder meer studieontwerp, randomisatie en data-extract. Oracle Clinical Remote Data Capture (RDC) is een EDC-systeem dat werkt met studies die in Oracle Clinical zijn ontworpen. | Leverancierstekst |
Veeva EDC | Volgens Veeva is het een omgeving om door de locatie gerapporteerde patiëntdata te verzamelen, van het ontwerp van de case report forms tot data lock en archivering. | Het product heet Veeva EDC |
REDCap | Volgens de site is REDCap een veilige webapplicatie voor online surveys en databases, gemaakt aan Vanderbilt University in 2004. | Gratis voor non-profitorganisaties die lid worden van het REDCap Consortium |
OpenClinica | Volgens de site combineert OpenClinica EDC, eConsent, eCOA en randomisatie. Het begon als EDC voor academische instellingen. | Templated CRF's en CDASH-templates volgens de site |
Bekijk de vacatures met Medidata Rave, vacatures met Oracle Clinical, vacatures met REDCap en vacatures met OpenClinica. Voor Veeva zoek je op vacatures met de skill Veeva Vault.
Welke functies werken met een EDC-systeem?
Onderzoekers en medewerkers van de locatie voeren de data in. De clinical data manager specificeert het formulier en de checks, stuurt queries en sluit de database. Bekijk de actuele vacatures voor clinical data managers.
De clinical database programmer bouwt en wijzigt de studiedatabase en schrijft de edit checks in het systeem. De CRA controleert op de locatie of de invoer klopt met de brondocumenten. Bekijk de vacatures voor clinical research associates.
Wat is het verschil tussen een EDC-systeem en een eCRF?
De eCRF is het elektronische formulier waarin de gegevens per deelnemer worden ingevoerd. Het EDC-systeem is de software eromheen, met edit checks, queries, audit trail, gebruikersbeheer en export.
Wat is het verschil tussen een edit check en een query?
Een edit check is een controle die het systeem zelf uitvoert, bijvoorbeeld op een waarde buiten bereik of een ontbrekend verplicht veld. Een query is een vraag aan de locatie over een gegeven: de locatie beantwoordt die of corrigeert de waarde met een reden. De audit trail legt elke stap vast.
Wie tekent de data in een eCRF af?
De onderzoeker is verantwoordelijk voor de data in de eCRF's onder zijn of haar toezicht. De handtekening van de onderzoeker of een bevoegd lid van de staf bevestigt dat de data kloppen en volledig zijn. Volgens de EMA-richtlijn is één handtekening vlak voor de database lock zelden genoeg.